Article

Externaliser sa gestion administrative ou embaucher : que choisir pour votre TPE ?

Budget, volume de travail, autonomie recherchée : les critères pour faire le bon choix, sans se tromper.

Votre entreprise se développe et les tâches administratives prennent de plus en plus de place dans votre quotidien. Devis, factures, relances, suivi des dossiers, préparation des éléments comptables, gestion administrative des salariés : vous savez que vous avez besoin d’aide, mais quelle solution choisir ?

Faut-il externaliser sa gestion administrative ou embaucher une personne en interne ?

Le choix ne dépend pas uniquement du budget. Il dépend aussi du volume de travail à prendre en charge, de la régularité de vos besoins, de la nécessité ou non d’avoir une personne présente au quotidien et du niveau d’autonomie que vous recherchez.

Pour une TPE, l’externalisation peut permettre de commencer progressivement, en confiant uniquement les missions dont vous avez réellement besoin. L’embauche peut, quant à elle, devenir pertinente lorsque le volume de travail est suffisamment important et régulier pour justifier un poste en interne.

Voici les principaux éléments à comparer pour choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise.

Externaliser ou embaucher : deux solutions pour gérer votre administratif

Lorsque la gestion administrative commence à prendre trop de place, deux solutions principales se présentent : recruter une personne en interne ou faire appel à une professionnelle externalisée.

Dans les deux cas, l’objectif est le même : ne plus avoir à gérer seul l’ensemble des tâches administratives de l’entreprise. Mais le fonctionnement est différent.

Avec une embauche, vous intégrez une personne à votre entreprise, avec un temps de travail défini et une présence régulière. Vous devenez également son employeur, avec les responsabilités et les obligations que cela implique.

Avec l’externalisation, vous confiez un périmètre défini à une professionnelle indépendante. L’intervention peut représenter quelques heures par mois, plusieurs heures par semaine ou évoluer en fonction de vos besoins. Elle peut aussi être ponctuelle, par exemple pour remettre de l’ordre dans votre organisation ou mettre en place de nouveaux outils de gestion.

Le choix dépend donc moins du statut de la personne que de la réalité de votre entreprise : de quoi avez-vous besoin, à quelle fréquence et pour quel volume de travail ?

Combien coûte réellement l’embauche d’une assistante administrative ?

Le coût d’une embauche ne se limite pas au salaire versé chaque mois. Pour connaître le budget réel d’un poste administratif, l’entreprise doit notamment prendre en compte le salaire brut, les cotisations patronales et les éventuels avantages prévus par l’entreprise ou la convention collective.

D’autres dépenses peuvent également s’ajouter : matériel informatique, logiciels, poste de travail, formation ou encore frais liés au recrutement.

Il faut aussi tenir compte d’un coût moins visible : le temps consacré au recrutement et au management. Rédiger et diffuser une offre, étudier les candidatures, mener les entretiens, accueillir la nouvelle personne, lui transmettre les méthodes de travail puis assurer son suivi demande du temps au dirigeant.

Le coût employeur varie fortement selon le niveau de rémunération, le contrat, les dispositifs d’allègement de cotisations et la situation de l’entreprise. Il est donc préférable de réaliser une simulation correspondant au poste envisagé plutôt que d’appliquer un calcul général.

L’embauche peut être une excellente solution lorsque le volume de travail administratif est important et régulier. En revanche, si votre besoin représente seulement quelques heures ou quelques jours par mois, vous risquez de créer un poste dont vous n’avez pas encore besoin à temps plein.

Quel budget prévoir pour externaliser sa gestion administrative ?

Contrairement à une embauche, l’externalisation permet d’adapter la prestation au besoin réel de l’entreprise. Vous pouvez confier quelques heures de travail par mois, mettre en place un suivi régulier ou définir un périmètre plus large selon votre activité.

Le budget dépend principalement de la nature des missions confiées, du volume de travail, de la fréquence d’intervention et du niveau d’autonomie attendu.

Une mission ponctuelle de classement ou de remise en ordre ne représente pas le même besoin qu’une prise en charge régulière de la facturation, des relances, du suivi pré-comptable ou de l’administration du personnel.

La facturation peut également prendre différentes formes. Le tarif horaire convient notamment aux besoins ponctuels ou variables. Un forfait peut être plus adapté lorsque les missions sont régulières et que le périmètre est clairement défini.

L’un des intérêts de l’externalisation est donc de pouvoir commencer progressivement. Une entreprise peut déléguer certaines tâches devenues trop chronophages, puis faire évoluer le périmètre lorsque ses besoins changent.

Avant de comparer les tarifs, il est donc utile de commencer par une question simple : de combien d’heures avez-vous réellement besoin et que souhaitez-vous confier ?

Externalisation ou embauche : les principales différences

L’externalisation et l’embauche répondent toutes les deux à un besoin de soutien dans la gestion de l’entreprise, mais elles ne correspondent pas aux mêmes situations.

Le choix dépend donc avant tout de votre fonctionnement.

Si vous avez besoin d’une personne présente chaque jour, que votre volume de travail administratif est important et stable et que vous souhaitez intégrer durablement cette fonction à votre entreprise, l’embauche peut être la solution la plus adaptée.

Si votre besoin est encore variable, ne justifie pas un poste permanent ou si vous souhaitez commencer par déléguer un périmètre précis, externaliser votre gestion administrative peut vous permettre d’avancer progressivement.

Dans quels cas externaliser sa gestion administrative ?

Externaliser sa gestion administrative peut être particulièrement adapté lorsque vous avez besoin d’aide, mais que le volume de travail ne justifie pas encore la création d’un poste en interne.

C’est également une solution à envisager lorsque vos besoins varient selon les périodes ou lorsque vous souhaitez commencer par déléguer uniquement certaines missions : facturation, relances, suivi administratif, préparation des éléments pour votre expert-comptable ou administration du personnel.

L’externalisation peut aussi répondre à un besoin différent : remettre de l’ordre dans une organisation qui s’est construite au fil du temps.

Documents dispersés, informations difficiles à retrouver, échéances suivies de mémoire, outils peu adaptés… Dans ce cas, l’intervention ne consiste pas seulement à prendre en charge des tâches. Elle peut permettre de revoir le fonctionnement existant, de créer des outils de suivi et de mettre en place une organisation plus claire.

L’externalisation peut donc être pertinente si :

• vous consacrez trop de temps à votre gestion administrative
• vous n’avez pas suffisamment de travail pour créer un poste permanent
• votre charge administrative varie au cours de l’année
• vous souhaitez déléguer certaines tâches sans recruter
• vous avez besoin de remettre de l’ordre ou de structurer votre organisation
• vous souhaitez disposer d’un suivi régulier sans tout gérer vous-même

Dans quels cas l’embauche devient-elle plus adaptée ?

L’embauche peut devenir plus pertinente lorsque le besoin administratif est important, régulier et suffisamment stable pour occuper une personne sur un temps de travail défini.

C’est notamment le cas lorsqu’une présence quotidienne dans l’entreprise est nécessaire : accueil physique, gestion de tâches qui nécessitent d’être constamment sur place ou échanges permanents avec les équipes.

Recruter permet également d’intégrer une personne durablement à l’entreprise et de lui confier progressivement une connaissance approfondie de son fonctionnement interne.

Il ne s’agit donc pas d’opposer systématiquement l’externalisation et l’embauche. Une entreprise peut commencer par externaliser une partie de sa gestion, puis décider de recruter lorsque son activité et son volume de travail le justifient.

Dans certains cas, les deux solutions peuvent même coexister : une personne en interne peut gérer le quotidien tandis qu’une professionnelle extérieure intervient ponctuellement sur un besoin précis ou sur l’organisation.

Et si votre besoin va au-delà de la délégation administrative ?

Faire appel à une office manager externalisée ne consiste pas forcément à transmettre une liste de tâches et à attendre qu’elles soient exécutées.

Parfois, le besoin est avant tout de comprendre pourquoi certaines choses prennent autant de temps, pourquoi les informations sont difficiles à retrouver ou pourquoi le dirigeant doit constamment intervenir pour que tout avance.

Mais mon intervention ne s’arrête pas à la mise en place d’une organisation. Je peux également rester présente pour prendre en charge tout ou partie de la gestion administrative, pré-comptable et RH au quotidien.

Chez Iris Harmonie Gestion, le périmètre est défini en fonction des besoins réels de votre entreprise : ce que vous souhaitez déléguer, ce qui doit être remis en ordre et ce que vous avez besoin de mieux suivre.

Externaliser ou embaucher : comment faire le bon choix ?

Il n’existe pas une solution adaptée à toutes les entreprises.

L’externalisation peut être pertinente lorsque votre besoin est limité, variable ou évolutif, lorsque vous souhaitez déléguer progressivement ou lorsque votre organisation a besoin d’être remise en ordre.

L’embauche peut être plus adaptée lorsque le volume de travail est important et stable, qu’une présence quotidienne est nécessaire et que votre entreprise a besoin d’intégrer durablement une personne en interne.

Pour commencer à y voir plus clair, vous pouvez simplement noter pendant une ou deux semaines les tâches administratives que vous réalisez et le temps qu’elles vous prennent. Demandez-vous ensuite :

• Quelles tâches dois-je absolument conserver ? Lesquelles pourraient être déléguées ?
• Ai-je besoin d’une personne chaque jour ou seulement de quelques heures d’aide régulière ?
• Est-ce uniquement une question de charge de travail ou mon organisation elle-même doit-elle être revue ?

Ces réponses vous permettront déjà de mieux définir votre besoin.

Basée dans le sud de l’Aube, j’interviens auprès des TPE dans l’Aube et l’Yonne, sur site selon le secteur, ainsi qu’à distance partout en France.